Z tego artykułu dowiesz się:

• dlaczego sama zgoda na Messengerze może nie chronić gabinetu,
• czym różni się zgoda na wykonanie zdjęcia od zgody na jego publikację,
• kiedy zdjęcie „przed i po” może ujawniać dane dotyczące zdrowia,
• jak przygotować zgodę, która rzeczywiście zabezpiecza interes gabinetu.

Zdjęcia „przed i po” od lat przyciągają uwagę potencjalnych klientów i budują zaufanie do gabinetu. Jednak jedna nieprecyzyjna zgoda może stać się źródłem poważnych problemów prawnych i finansowych. Dlaczego krótkie „może Pani wrzucić” wysłane SMS-em lub przez komunikator nie zawsze chroni gabinet i jak prawidłowo przygotować się na ewentualny spór?

I właśnie to ma kluczowe znaczenie dla branży beauty. Zdjęcie „przed i po” to w wielu przypadkach coś więcej niż zwykły wizerunek. Jeśli dokumentuje efekt zabiegu medycyny estetycznej, powiększania ust, redukcji zmarszczek, usuwania blizn czy przebarwień, jednocześnie ujawnia informacje o stanie zdrowia i przebytych procedurach. Zgodnie z przepisami RODO dane dotyczące zdrowia należą do tzw. danych szczególnej kategorii i podlegają szczególnej ochronie. W ich przypadku RODO stawia znacznie wyższe wymagania niż przy zwykłej zgodzie na rozpowszechnianie wizerunku.

Zgoda musi być wyraźna, jednoznaczna, konkretna i możliwa do wykazania na żądanie organu nadzorczego. Przelotna wiadomość na czacie tego standardu po prostu nie spełnia.

Dodatkowo brak sprzeciwu to nie to samo co zgoda. Jeśli klientka nie zaprotestowała, gdy wykonywano jej zdjęcie, nie oznacza to automatycznie zgody na jego publikację. Brak sprzeciwu wobec fotografowania czy nagrywania nie jest równoznaczny z udzieleniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku, a może jedynie świadczyć o zgodzie na jego utrwalenie. To rozróżnienie regularnie umyka właścicielom gabinetów, którzy traktują zgodę na wykonanie zdjęcia jako przepustkę do jego publikacji w dowolnym miejscu i czasie.

Dlaczego zgoda na zabieg to nie zgoda na publikację?

Kolejnym błędem, z którym często spotykam się w swojej praktyce, jest łączenie różnych zgód
w jednym dokumencie. Klientka podpisuje przed zabiegiem kartę konsultacyjną, w której znajduje się jedno zdanie dotyczące zgody na przetwarzanie danych. Właściciel gabinetu uznaje, że taki zapis obejmuje również publikację zdjęć w mediach społecznościowych. To błędne założenie, które może mieć poważne konsekwencje.

Zgoda na wykonanie zabiegu, zgoda na przetwarzanie danych medycznych w dokumentacji oraz zgoda na publikację wizerunku w celach marketingowych to trzy odrębne oświadczenia woli, służące różnym celom. Zgoda na publikację zdjęć powinna być wyraźnie oddzielona od zgody na przetwarzanie danych w celach medycznych oraz precyzyjnie określać miejsce i sposób wykorzystania fotografii, np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy materiałach reklamowych. Jeżeli w gabinecie funkcjonuje jeden uniwersalny dokument obejmujący wszystkie te kwestie, może się okazać, że
w praktyce nie masz ważnej zgody na żaden z tych celów w formie, która obroni się podczas kontroli lub w razie sporu.

Warto również pamiętać, że zgoda jest niezbędna zawsze wtedy, gdy wykorzystanie zdjęcia wykracza poza realizację samej usługi, np. gdy fotografia ma zostać opublikowana w mediach społecznościowych. Nie jest to formalność ani „fanaberia prawników”, lecz konsekwencja obowiązujących przepisów. Publikacja zdjęcia klientki nie jest bowiem niezbędna do wykonania zabiegu kosmetologicznego czy medycznego, dlatego wymaga odrębnej podstawy prawnej.

Jakie są konsekwencje finansowe?

Tu dochodzimy do sedna, czyli realnego ryzyka finansowego, a nie tylko teoretycznych rozważań prawniczych.

Pierwsza ścieżka odpowiedzialności to postępowanie administracyjne przed Prezesem UODO. Za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia ujawnianych przez zdjęcia „przed i po”, nadzór sprawuje Prezes UODO. Naruszenie przepisów może skutkować nałożeniem kary sięgającej nawet 20 mln euro. Oczywiście w przypadku niewielkiego gabinetu sankcja nie osiągnie takiej wysokości, jednak organ ma prawo nałożyć karę proporcjonalną do charakteru i skali naruszenia. Już samo postępowanie wyjaśniające, konieczność przygotowania dokumentacji oraz udział w kontroli oznaczają dla przedsiębiorcy wymierne koszty i dodatkowe obciążenia.

Druga ścieżka to odpowiedzialność cywilna wobec samej klientki, niezależnie od tego, czy Prezes UODO w ogóle zajmie się sprawą. Jeżeli zdjęcie zostało opublikowane bez ważnej zgody albo zgoda została skutecznie cofnięta, a mimo to fotografia nadal jest wykorzystywana, klientka może dochodzić swoich roszczeń na drodze cywilnej. Osoba, której wizerunek rozpowszechniono bezprawnie, może żądać zaniechania naruszeń, usunięcia ich skutków, w tym przeprosin, a także zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę. Co istotne, w ewentualnym sporze to właściciel gabinetu musi wykazać, że dysponował ważną i skuteczną zgodą na publikację wizerunku.

Trzecia, mniej znana ścieżka dotyczy branży medycyny estetycznej wykorzystującej wyroby medyczne, takie jak kwas hialuronowy czy toksyna botulinowa. W tym przypadku dochodzą jeszcze przepisy dotyczące reklamy wyrobów medycznych. Same zdjęcia „przed i po” mogą być zakazane niezależnie od zgody na wykorzystanie wizerunku, jeżeli sposób ich prezentacji narusza przepisy reklamowe. Zgodnie z art. 103 ust. 2 ustawy z 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych maksymalna kara pieniężna za naruszenie tych przepisów wynosi 2 mln zł. To pokazuje, że nawet prawidłowo udzielona zgoda na publikację zdjęcia nie zawsze wystarczy, jeżeli sama publikacja narusza przepisy dotyczące reklamy wyrobów medycznych.

Co musi zawierać dobrze przygotowana zgoda?

Skonstruowanie bezpiecznej zgody nie jest trudne, wymaga jednak dopilnowania kilku elementów, które w praktyce bardzo często są pomijane.

Po pierwsze – forma. Choć prawo dopuszcza zgodę ustną, ze względów dowodowych zdecydowanie zalecana jest forma pisemna, najlepiej w postaci odrębnego oświadczenia lub umowy. Formularz papierowy podpisany w gabinecie albo dokument elektroniczny z jednoznacznym potwierdzeniem to zupełnie inny poziom bezpieczeństwa niż wiadomość przesłana na czacie.

Po drugie – zakres. Dobrze skonstruowana zgoda powinna precyzyjnie określać, jaki wizerunek może zostać opublikowany – czy obejmuje całą twarz, czy wyłącznie fragment poddany zabiegowi. Powinna również wskazywać konkretne miejsca publikacji, np. Facebook, Instagram, YouTube, stronę internetową czy materiały reklamowe i promocyjne. Zgoda ogólna, bez określenia kanałów wykorzystania, może być łatwiejsza do zakwestionowania.

Po trzecie – czas obowiązywania i możliwość wycofania zgody. Dokument powinien jasno wskazywać, czy zgoda obowiązuje bezterminowo, czy przez określony czas. Przede wszystkim musi zawierać informację, że klientka ma prawo ją cofnąć w każdej chwili, a administrator danych powinien odpowiednio zareagować na takie żądanie. Warto również określić procedurę cofnięcia zgody oraz sposób postępowania z opublikowanymi materiałami.

Po czwarte – odrębność od innych zgód. Zgoda marketingowa na publikację wizerunku powinna być odrębna od zgody na wykonanie zabiegu oraz od zgód dotyczących przetwarzania danych medycznych. Może stanowić osobny dokument albo wyraźnie wydzieloną część formularza z niezależnym checkboxem. Klient powinien mieć pełną świadomość, w jakim celu, gdzie i przez kogo jego dane oraz wizerunek będą wykorzystywane.

Warto również rozważyć przyjęcie w gabinecie zasady, że standardem jest publikacja zdjęć zanonimizowanych, natomiast wykorzystanie pełnego wizerunku z widoczną twarzą wymaga dodatkowej, wyraźnej zgody. Dobrą praktyką jest określenie w procedurach gabinetu, na czym dokładnie polega anonimizacja – np. zakrycie twarzy oraz usunięcie cech umożliwiających identyfikację, takich jak charakterystyczne tatuaże czy znamiona. Takie rozwiązanie chroni zarówno klientkę, jak i przedsiębiorcę, ograniczając ryzyko niezamierzonego ujawnienia informacji.

Praktyka pokazuje, że gabinety beauty należą do branż szczególnie narażonych, ponieważ na co dzień przetwarzają informacje dotyczące zdrowia, wyglądu oraz prywatności klientów. Najczęstsze błędy to publikowanie zdjęć bez prawidłowo udokumentowanej zgody oraz brak procedur postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych. Odpowiedzialność nie pojawia się dopiero w momencie wycieku danych – już brak odpowiedniej dokumentacji może zostać zakwestionowany podczas kontroli, ponieważ administrator danych musi być w stanie wykazać zgodność swoich działań z przepisami.

Do tego dochodzi jeszcze koszt, którego nie da się łatwo przeliczyć na złotówki – utrata reputacji. Klientka, która publicznie zarzuci gabinetowi bezprawne wykorzystanie swojego wizerunku, może w branży opartej na zaufaniu i rekomendacjach wyrządzić szkodę większą niż sama kara administracyjna.

Co możesz zrobić już dziś?

Jeśli prowadzisz salon kosmetyczny, gabinet kosmetologiczny albo klinikę medycyny estetycznej
i publikujesz zdjęcia „przed i po”, sprawdź trzy kwestie:

1. Czy masz osobny, pisemny formularz zgody na publikację wizerunku, niezależny od zgody na zabieg i przetwarzanie danych medycznych?
2. Czy formularz precyzyjnie określa zakres publikacji, kanały komunikacji oraz zasady cofnięcia zgody?
3. Czy masz procedurę postępowania na wypadek żądania usunięcia zdjęcia albo kontroli organu nadzorczego?

Jeżeli na którekolwiek z tych pytań odpowiadasz „nie” albo „chyba tak, ale nie jestem pewna”, warto rozważyć uporządkowanie dokumentacji i procedur zgodnie ze specyfiką branży beauty. Koszt takiego przygotowania jest nieporównywalnie niższy niż konsekwencje jednego postępowania przed organem nadzorczym, sporu cywilnego czy kryzysu wizerunkowego w mediach społecznościowych.

W branży, w której zdjęcia efektów pracy są jednym z najważniejszych narzędzi marketingowych, warto zadbać o to, aby można było wykorzystywać je świadomie i bezpiecznie.