Obowiązek informacyjny dla Wystawców, Podwystawców i ich przedstawicieli na Targach organizowanych przez Health and Beauty Media Sp. z o. o.
1. Kto jest Administratorem danych ?
Administratorem danych osobowych wystawców jest Health and Beauty Media Sp. z o. o.,
02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10.
Jak się z Nami skontaktować, Masz parę możliwości, które wskazujemy poniżej:
· Możesz zadzwonić: +48 (22) 858 79 55
· Możesz napisać maila: [email protected]
· Możesz wysłać list na adres: 02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10.
2. Czy wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych?
Tak, ponieważ ochrona Twojej prywatności jest dla Nas niezwykle ważna. Wyznaczonemu Inspektorowi Ochrony Danych możesz zadać pytanie pisząc na adres: [email protected], w każdym temacie które dotyczy przetwarzania Twoich danych osobowych.
3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
Jeśli chcesz zarejestrować się jako Wystawca poprzez udostępniony formularz to zbieramy:
· Nazwa Podmiotu,
· Adres,
· Dane rejestrowe Podmiotu,
· Dane osoby wskazanej do kontaktu: Imię i Nazwisko, stanowisko, adres e-mail i/lub telefon.
W sytuacji, gdy wyrazisz dodatkową zgodę to możemy dodatkowo zbierać:
· Nr telefonu,
· Adres e-mail,
· Adres korespondencyjny.
Wskazane powyżej dane zawsze zbieramy od osoby, której dane dotyczą (czyli od Ciebie).
Jeśli zostałeś zgłoszony przez Wystawcę jako Podwystawca to zbieramy:
· Nazwa Podmiotu,
· Adres,
· Dane rejestrowe Podmiotu,
· Dane osoby wskazanej do kontaktu: Imię i Nazwisko, stanowisko, adres e-mail i/lub telefon.
Wskazane powyżej dane zbieramy od Wystawcy, który wskazuje Ciebie jako Podwystawcę.
Jeśli jesteś osobą wskazaną do kontaktu w formularzu zgłoszeniowym dla Wystawców to zbieramy:
· Imię i Nazwisko,
· Stanowisko,
· Nr telefonu,
· Adres e-mail.
Wskazane powyżej dane zawsze zbieramy od podmiotu zgłaszającego się jako Wystawca na Targi organizowane przez Health and Beauty Media sp. z o. o.
4. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?
Zebrane dane osobowe, przetwarzamy przede wszystkim:
· w celu realizacji czynności związanych z najmem powierzchni wystawienniczej, w tym rejestracji zgłoszeń Wystawców w związku z realizacją zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) oraz zapewnienia właściwej organizacji przestrzeni wystawienniczej zarejestrowanych Wystawców i zgłoszonych przez nich Podwystawców na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) oraz
· dokonania rozliczeń finansowych na podstawie obowiązujących przepisów prawnych, art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, a także
· w celu rozpatrywania złożonych wniosków, skarg i reklamacji, oraz obrony lub dochodzenia roszczeń wynikających z nawiązanej relacji na podstawie prawnie uzasadnionego interesu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO lub
· w celach organizacyjnych i administracyjnych wynikających z przeprowadzenia Targów w tym zapewnienia bezpieczeństwa jego uczestnikom (kontrola dostępu oraz monitoring wizyjny), na podstawie prawnie uzasadnionego interesu art.6 ust. 1 lit. f) RODO,
· w celach własnych administratora wynikających z prowadzenia promocji targów, statystyk, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
Masz prawo do wyrażenia sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. Prawo to możesz wnieść w dowolnym momencie za pomocą formularza kontaktowego umieszczonego na Naszej stronie internetowej https://beauty-forum.com.pl/wnioski-dot-danych-osobowych/.
· w sytuacji wyrażenia osobnej zgody na otrzymywanie aktualnych informacji o tematyce branżowej za pomocą wybranych przez Ciebie środków komunikacji, będziemy przetwarzać w tym celu podane przez Ciebie dane takie jak adres pocztowy, adres e-mail lub numer telefonu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Pamiętaj!
Masz prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Prawo to możesz wnieść drogą:
· droga mailową, wysyłając maila na adres: [email protected]
· korzystając z udostępnionego formularza pod linkiem: https://beauty-forum.com.pl/wnioski-dot-danych-osobowych/,
· lub zwracając się do nas pisemnie na adres: Health and Beauty Media Sp. z o. o., 02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10 (z dopiskiem ochrona danych osobowych).
5. Dobrowolność czy obowiązek podania danych?
Podanie danych jest dobrowolne, lecz w niektórych procesach jest niezbędne do wykonania określonych czynności. Niepodanie danych wskazanych jako niezbędne może uniemożliwić Ci rejestrację na Targi w charakterze Wystawcy i dokonania najmu powierzchni wystawienniczej.
Podanie danych oznaczonych jako nieobowiązkowe, jest dobrowolne, a brak ich podania nie wiąże się z żadnymi obostrzeniami.
6. Przez jaki czas będziemy przetwarzać dane?
Okres przez jaki będziemy przetwarzać Twoje dane jest zależny od podstaw prawnych na podstawie, których je przetwarzamy, tak więc:
A. Rejestracja Wystawców, najem powierzchni
Przez okres trwania naszej relacji biznesowej, a po jej zakończeniu przez okres 3 lat w związku z obroną przed lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń.
B. Zgody marketingowe
Dane osobowe przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody na jeden z podanych celów marketingowych, do czasu wycofania udzielonej zgody lub zakończenia wskazanego celu.
C. Wewnętrzne cele Administratora
Dane przetwarzane do wewnętrznych celów Administratora związanych z prowadzeniem statystyk oraz zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Targów możemy przetwarzać przez okres nie dłuższy niż 3 lata od momentu ich zakończenia lub do czasu wniesienia sprzeciwu na takie przetwarzanie.
D. Rejestracja Podwystawców
Przez okres niezbędny do celu w jakim dane są przetwarzane, a po jego zakończeniu przez okres 3 lat co wynika z prawnie uzasadnionego interesu administratora w związku z obroną przed lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń lub do momentu wniesienia sprzeciwu na takie przetwarzanie.
E. Rozliczenia finansowe
Dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa – przez okres wymagany zgodnie z przepisami prawa np. wystawianie i przechowywanie faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych – przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym dokument był wystawiony.
7. Komu i dlaczego udostępniamy dane osobowe?
Nie ujawniamy danych osobowych Wystawców za wyjątkiem sytuacji:
· w których jest to konieczne w związku z prowadzoną działalnością np. dostawcy usług IT, operatorzy pocztowi.
· w sytuacjach wymaganych lub dozwolonych przez przepisy prawa – w takim przypadku udostępniamy dane osobowe firmom, organizacjom i osobom spoza Health and Beauty Media Sp. z o. o., jeśli w dobrej wierze uznamy, że udostępnienie, wykorzystanie, zachowanie lub ujawnienie danych jest uzasadnione w związku z:
– dążeniem do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;
– egzekwowaniem obowiązujących Warunków korzystania ze strony (regulamin strony www), w tym badaniem potencjalnych naruszeń;
– wykrywaniem oszustw i zapobieganiem im, a także rozwiązywaniem innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;
· lub w sytuacji, gdy wyrazisz jako osoba, której dane dotyczą, zgodę na takie udostępnienie,
· lub w sytuacji, gdy jest to niezbędne do realizacji zleconych czynności przez podmioty trzecie na podstawie podpisanych umów. W tej sytuacji, możemy w określonych przypadkach w formie powierzenia ich przetwarzania przekazać uzyskane przez nas dane osobowe dostawcom współpracującym, aby możliwe było przetwarzanie przez nich danych osobowych w naszym Imieniu.
Nie przekazujemy danych do podmiotów trzecich z siedzibą w Państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub organizacji międzynarodowych.
8. Jakie masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?
Masz prawo:
· żądania dostępu do własnych danych osobowych (w tym uzyskania potwierdzenia, czy są one przetwarzane oraz uzyskania informacji np. o celach, źródłach, kategoriach przetwarzanych danych czy okresie ich przechowywania), co obejmuje także prawo do otrzymania bezpłatnie kopii własnych danych (za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, możemy pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych);
· do sprostowania danych osobowych (gdy są one nieprawidłowe), co obejmuje także wniesienie uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, jednak w tym celu możemy prosić o przedstawienie dodatkowego oświadczenia od Ciebie;
· do usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), kiedy np. nie są one niezbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, została cofnięta zgoda na ich przetwarzanie lub nie ma innych podstaw prawnych do ich przetwarzania;
· do ograniczenia przetwarzania danych, gdy np. kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych;
· do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
· do przenoszenia danych, w tym otrzymania od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego własnych danych osobowych, które nam dostarczyłeś;
· do cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych (przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej zgody przed jej cofnięciem);
· wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Uznasz, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
9. Jak możesz zrealizować swoje prawa?
Swoje prawo możesz wnieść do Nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.
Formy wnoszenia wniosków:
· drogą mailową, wysyłając maila na adres: [email protected]
· korzystając z udostępnionego formularza pod linkiem https://beauty-forum.com.pl/wnioski-dot-danych-osobowych/,
· lub zwracając się do nas pisemnie na adres: Health and Beauty Media Sp. z o. o., 02-954 Warszawa, ul. Królowej Marysieńki 9/10 (z dopiskiem ochrona danych osobowych).
Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl.
10. Zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie?
Ważne – dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na Ciebie.
© 2022 Health and Beauty Media Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.