Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest KSeF,
• kogo dotyczy KSeF,
• jak wdrożyć KSeF w firmie.

Branża beauty kojarzy się z kreatywnością, pracą z ludźmi i szybkim tempem dnia. Niestety, jak każda działalność gospodarcza, podlega też zmianom w przepisach. Jedną z największych nadchodzących rewolucji jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.Choć dla wielu stylistek, kosmetologów czy właścicieli salonów brzmi to groźnie, w praktyce KSeF ma uporządkować chaos w dokumentach i uprościć rozliczenia.Czym jest KSeF i na czym polega zmiana? KSeF to centralny, państwowy system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, w którym faktury są:

• wystawiane,
• odbierane,
• przechowywane.

Od momentu wejścia obowiązku jedyną prawnie ważną fakturą w relacjach B2B będzie faktura ustrukturyzowana (XML) w KSeF. PDF wysłany e-mailem czy wydruk papierowy nie będzie już dokumentem księgowym, może pełnić jedynie rolę „wizualizacji”. Dzięki KSeF faktura jest od razu widoczna dla urzędu skarbowego, a przedsiębiorca ma pewność, że dokument dotarł do odbiorcy i nie zaginie w skrzynce e-mailowej lub segregatorze.Dzięki KSeF faktura jest od razu widoczna dla urzędu skarbowego, a przedsiębiorca ma pewność, że dokument dotarł do odbiorcy.Kogo dotyczy KSeF?KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców niezależnie od branży. Nie ma znaczenia:

• czy jesteś VAT-owcem, czy korzystasz ze zwolnienia,
• czy wystawiasz jedną fakturę miesięcznie czy trzydzieści,
• czy prowadzisz działalność sam, czy zatrudniasz pracowników.

Jeśli wystawiasz faktury innym firmom (B2B) albo kupujesz towary czy usługi od przedsiębiorców, to KSeF dotyczy również Ciebie. Terminy:

• Od 1 lutego 2026 r. Elektroniczne fakturowanie stanie się obowiązkowe dla dużych firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł. Jednocześnie małe i średnie firmy będą musiały odbierać faktury zakupowe wyłącznie przez KSeF – nawet jeśli same jeszcze nie wystawiają faktur sprzedażowych w systemie;
• Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obejmie wszystkich pozostałych podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (z wyjątkiem najmniejszych podmiotów);
• Od 1 stycznia 2027 r. do systemu dołączą najmniejsze działalności gospodarcze o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł, określane jako tzw. wykluczeni cyfrowo. Warto pamiętać, że rok 2026 to okres przejściowy, który oznacza m.in. brak kar za błędy.

Co zmieni się w codziennej pracy salonu?

• Nie będziesz już wysyłać faktury PDF jako dokumentu księgowego – możesz przesłać klientowi wizualizację e-mailem, ale wiążąca jest wyłącznie faktura wysłana do KSeF.
• System automatycznie sprawdzi poprawność danych na fakturze i poinformuje o ewentualnych błędach.
• Każda faktura otrzyma numer KSeF oraz UPO, czyli urzędowe potwierdzenie jej przyjęcia.
• Urząd skarbowy ma wgląd w dokumenty w czasie rzeczywistym, bez konieczności dodatkowych kontroli „na żądanie”.
• Faktury są archiwizowane centralnie w systemie, więc nie musisz ich przechowywać latami ani obawiać się zagubienia dokumentów.

Ważna kwestia: kontrola faktur w KSeF po stronie przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że KSeF nie eliminuje wszystkich problemów automatycznie. Może się zdarzyć, że w systemie pojawią się faktury wystawione omyłkowo lub nawet fikcyjnie na Twój NIP, np. przez błąd kontrahenta albo nieuczciwe działanie. Ponieważ faktura w KSeF jest widoczna od razu dla urzędu skarbowego, brak reakcji przedsiębiorcy może rodzić pytania i ryzyko konieczności składania wyjaśnień. Druga istotna kwestia to świadome zarządzanie kosztami. Nie każdą fakturę przedsiębiorca musi ujmować w kosztach działalności – czasem wydatek jest prywatny, czasem nie spełnia warunków podatkowych albo po prostu nie chcesz go rozliczać. KSeF pokazuje wszystkie faktury wystawione na Twój NIP, ale to Ty decydujesz, które dokumenty trafiają do księgowości.KSeF pokazuje wszystkie faktury wystawione na Twój NIP, ale to Ty decydujesz, które dokumenty trafiają do księgowości.Dlatego w praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest samodzielne pobieranie faktur z KSeF i przekazywanie do biura rachunkowego tylko tych, które faktycznie chcesz ująć w kosztach. Takie podejście:

• ogranicza ryzyko zaksięgowania niechcianych lub błędnych dokumentów,
• pozwala szybko wyłapać podejrzane lub fikcyjne faktury,
• daje Ci pełną kontrolę nad kosztami firmy,
• ułatwia komunikację z księgową lub biurem rachunkowym.

KSeF zapewnia dostęp do wszystkich dokumentów, ale odpowiedzialność za ich weryfikację i selekcję nadal leży po stronie przedsiębiorcy. Regularne sprawdzanie systemu i świadome przekazywanie faktur do księgowości to jeden z kluczowych elementów bezpiecznego korzystania z KSeF.Jak wdrożyć KSeF w swojej firmie? Wielu przedsiębiorców obawia się, że wdrożenie KSeF będzie skomplikowane i czasochłonne. W rzeczywistości proces jest prostszy, niż się wydaje – szczególnie przy wsparciu biura rachunkowego lub programu do fakturowania.Krok po kroku

• Przy jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy profil zaufany lub podpis kwalifikowany,
• W przypadku spółek konieczne jest wyznaczenie osoby uprawnionej i złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

Dzięki temu:

• wystawiasz faktury tak jak dotychczas,
• system automatycznie przesyła je do KSeF,
• nie musisz logować się do rządowej aplikacji przy każdej fakturze.

Większość nowoczesnych programów księgowych i fakturowych oferuje integrację z KSeF.Podsumowanie KSeF to duża zmiana, ale nie ma powodu do stresu. Ministerstwo Finansów zakłada możliwe awarie i problemy techniczne, dlatego wprowadzono okres przejściowy bez kar. To czas na naukę i spokojne wdrożenie systemu. Nie musisz robić wszystkiego idealnie od pierwszego dnia. Wystarczy dobre narzędzie do fakturowania, wsparcie księgowej i regularne sprawdzanie dokumentów. Z czasem KSeF stanie się po prostu codziennością, a nie problemem.