Z tego artykułu dowiesz się:

• jak w świetle prawa definiowana jest tajemnica przedsiębiorstwa i jakie informacje w branży beauty podlegają szczególnej ochronie,
• jakie środki organizacyjne, umowne i proceduralne pozwalają skutecznie zabezpieczyć know-how przed pracownikami i kontrahentami,
• jakie kroki prawne można podjąć w przypadku naruszenia poufności – od odpowiedzialności pracowniczej, przez cywilną, aż po karną.

Co zrobić w przypadku naruszenia poufności?Rynek beauty charakteryzuje się rosnącą konkurencją, wysoką dynamiką zmian oraz presją na efektywność kosztową. Przedsiębiorstwa działające w tym sektorze muszą stale inwestować rozwój, nowoczesne technologie i kwalifikacje swojego personelu, ale także skutecznie chronić informacje, które stanowią o ich przewadze rynkowej. W praktyce oznacza to dbałość o tajemnicę przedsiębiorstwa – szeroko rozumiane know-how, obejmujące m.in. dane handlowe, operacyjne, logistyczne, finansowe czy technologiczne. O sile gospodarczej przedsiębiorstwa niekiedy decydują będące w jego dyspozycji informacje, które „od zawsze” stanowiły cenny element działalności rynkowej (E. Nowińska [w:] K. Szczepanowska-Kozłowska, E. Nowińska, Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 11).

Z drugiej jednak strony, bieżąca działalność operacyjna wymaga udzielenia dostępu do takich danych niektórym pracownikom. Istnieje tym samym ryzyko, że taki pracownik (czy też zleceniobiorca w przypadku umów B2B) np. skopiuje część posiadanych danych i wykorzysta je, czy to we własnej działalności, czy to przekazując je nowemu pracodawcy. Dla przedsiębiorcy w branży beauty mogą to być szczególnie wrażliwe informacje, takie jak baza klientów i informacje o ich preferencjach, dane dostawców, strategie sprzedażowe i marketingowe, receptury kosmetyków lub procedury zabiegowe, czy dane systemowe i technologiczne. Utrata kontroli nad takimi danymi może oznaczać nie tylko straty finansowe, lecz także utratę reputacji i pozycji na rynku.

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest jedynie kwestią dobrej woli lub zdrowego rozsądku. W polskim prawie, a także w regulacjach unijnych, istnieją precyzyjne definicje i zasady postępowania, które warunkują możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń w razie naruszenia. Kluczowe jest więc, aby przedsiębiorca nie tylko wiedział, co stanowi tajemnicę jego firmy, ale również jak tę tajemnicę zabezpieczyć w sposób uznany przez prawo za wystarczający.

Co to właściwie jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U.2022.1233 t.j. z 9 czerwca 2022 r.; dalej „Ustawa”) przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Oznacza to, że przedsiębiorca musi podjąć wymierne środki dla ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, aby móc skutecznie korzystać z prawnych środków ich ochrony. Takimi aktami staranności mogą być przede wszystkim dostosowane regulaminy zakładowe (regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy), polityka ochrony informacji poufnych, indywidualnie zawierane umowy o zachowaniu poufności (NDA), czy klauzule NDA w umowach z kontrahentami.

Co więcej, warto zadbać także o odpowiednie wyodrębnienie informacji poufnych lub ich oznaczenie (np. znakiem graficznym). W przypadku naruszenia, to na przedsiębiorcy będzie ciążył ciężar wykazania, że zabiegał on o ochronę konkretnych informacji, a osoba dopuszczająca się naruszenia była świadoma ich poufności (por. wyrok SN z 06.06.2003 r., IV CKN 211/01, wyrok SN z 03.10.2000 r., I CKN 304/00).

Jakimi naruszeniami najczęściej zagrożone są firmy beauty?

Najsłabszym ogniwem w ochronie informacji poufnych jest człowiek. W mojej praktyce, pośród najczęściej zgłaszanych przez klientów naruszeń w związku, z którymi dochodzą później roszczeń odszkodowawczych będzie na pewno kradzież bazy danych klientów. Takich czynów dopuszczają się najczęściej pracownicy postanawiający otworzyć własny biznes, chociaż zdarza się, że jest to inspiracja nowego pracodawcy oczekującego przejścia wraz z bazą nowych klientów.

Metody naruszeń są przeróżne. Od wynoszenia wydruków i nośników z danymi po przesyłanie wrażliwych danych na prywatne konto email. Zdarzają się jednak i bardziej wysublimowane metody kradzieży informacji poufnych, jak np. niejawna współpraca konkurencyjnej firmy z pracownikiem (np. długotrwałe kopiowanie danych klientów i stopniowe informowanie ich o fikcyjnym rebrandingu).

Co zrobić jeżeli do naruszenia poufności już doszło?

W zależności od charakteru relacji jaka łączy strony, odpowiedzialność
za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa może mieć inną postać. Inaczej względem przedsiębiorcy będzie odpowiadał pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a inaczej zleceniobiorca (w tym także współpracownik na umowie B2B), czy podmiot też trzeci (np. nowy pracodawca lub zleceniodawca naszego pracownika, który przekazał mu tajemnice naszego przedsiębiorstwa).

Odpowiedzialność porządkowa (dyscyplinarna)

Zgodnie z art. 100 § 2 Kodeksu Pracy, do podstawowych obowiązków pracownika należą, m.in. przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego porządku pracy, dbanie o dobro zakładu pracy, a także zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu Pracy ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych może stanowić podstawę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Możliwe będzie także dochodzenie odszkodowania, jednak odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia, chyba że pracodawca wykaże, że czyn pracownika był zawiniony.

Odpowiedzialność cywilna

Inaczej niż pracownik odpowiadał będzie zleceniobiorca, czy samozatrudniony podwykonawca (B2B). W przypadku takich osób, zasadniczą podstawą odpowiedzialności będzie zawarta umowa, która za naruszenie obowiązków związanych z poufnością, czy tajemnicą przedsiębiorstwa może przewidywać kary umowne (art. 483 k.c.). W odmiennym przypadku, odpowiedzialności zleceniobiorcy dochodzić można na zasadach ogólnych, gdzie wykazać trzeba będzie wysokość szkody i związek jej powstania z określonym działaniem
lub zaniechaniem danej osoby.

Ponadto, zgodnie z art. 11 ust. 1 Ustawy, ujawnienie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Ustawa precyzuje, że wykorzystanie lub ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji,
w szczególności gdy następuje bez zgody uprawnionego do korzystania
z informacji lub rozporządzania nimi i narusza obowiązek ograniczenia ich wykorzystywania lub ujawniania wynikający np. z czynności prawnej – umowy, albo gdy zostało dokonane przez osobę, która pozyskała te informacje, dokonując czynu nieuczciwej konkurencji.

Odpowiedzialność na tym gruncie można przypisać także podmiotowi,
który wiedział lub przy zachowaniu należytej staranności mógł wiedzieć, że uzyskane informacje zostały pozyskane w takich okolicznościach (np. nowy pracodawca osoby, która wyniosła bazę danych i przekazała ją nowemu pracodawcy lub korzysta z niej świadcząc u niego pracę).

W razie dokonania czynu nieuczciwej konkurencji, przedsiębiorca, którego interes został zagrożony lub naruszony, może żądać:

• zaniechania niedozwolonych działań i usunięcia ich skutków;
• złożenia stosownego oświadczenia o odpowiedniej treści i formie;
• naprawienia wyrządzonej szkody, na zasadach ogólnych;
• wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, na zasadach ogólnych;
• zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony.

Ponadto, w postępowaniu sądowym, sąd może zobowiązać pozwanego do podania do publicznej wiadomości informacji o wyroku albo treści wyroku. Uprawniony może także żądać, zamiast odszkodowania, naprawienia szkody przez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej wynagrodzeniu, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Odpowiedzialność karna

Dodatkowo, zgodnie z art. 23 Ustawy – kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Tej samej karze podlega, kto, uzyskawszy bezprawnie informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, ujawnia ją innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej. Dla aktualizacji powyższej odpowiedzialności konieczne jest jednak istnienie obowiązku ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa (np. umowa, oświadczenie), a także powstanie poważnej szkody po stronie przedsiębiorcy (por. wyrok SN z 03.032021 r., II KK 111/20; wyrok SN z 03.04.2002 r., V KKN 223/00). Ponownie uwypukla to, jak ważne jest uregulowanie obowiązku zachowania poufności w umowach z podwykonawcami oraz pracownikami, a także wyraźne opisanie tego obowiązku w regulaminach zakładowych.

Lepiej zapobiegać niż leczyć!

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga opracowania jednolitej, spójnej strategii – odpowiedniej dla charakteru prowadzonej działalności. Inne środki będą właściwe dla małego salonu, a inne dla przedsiębiorcy operującego w kilku miastach. Inaczej także zabezpieczy się przedsiębiorca zatrudniający gro osób na podstawie umowy o pracę, a inaczej podmiot współpracujący zasadniczo wyłącznie z innymi przedsiębiorcami na podstawie umów B2B.

Warto także pamiętać, że część środków ochrony prawnej można stosować niezależnie od siebie, co wymaga uwzględnienia w strategii ochrony informacji poufnych. Dopiero skonstruowanie odpowiednich regulacji wewnętrznych pozwala na skuteczniejsze dochodzenie ochrony wrażliwych informacji.

Podstawą powinna być polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa określająca co stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa i w jaki sposób informacje poufne będą oznaczane. Warto także umieścić obowiązek zachowania poufności w regulacjach zakładowych i oświadczeniach dla pracowników. W przypadku kontrahentów i zleceniodawców właściwa będzie oddzielna umowa o zachowaniu poufności, gdzie zastrzec możemy kary umowne za każdorazowe naruszenie.

Z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa bezpośrednio łączy się ochrona przed czynami nieuczciwej konkurencji. Przed zakusami konkurentów skierowanymi wobec naszych pracowników i podwykonawców możemy chronić się umowami o zakazie konkurencji. Trzeba jednak pamiętać, że taka umowa dla swojej skuteczności po ustaniu współpracy wymaga wypłacania stosownego odszkodowania za czas trwania zakazu.

Decydując się na kompleksową ochronę tajemnicy swojego przedsiębiorstwa lepiej nie chodzić po omacku i skorzystać z pomocy profesjonalisty, a w szczególności radcy prawnego doświadczonego w obsłudze przedsiębiorców, ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa oraz w sądowym i pozasądowym dochodzeniu roszczeń. Warto zainwestować w bezpieczeństwo swojej firmy.