Z tego artykułu dowiesz się:

• jak bezpiecznie sprawdzać kontrahentów i minimalizować ryzyko współpracy,
• jakie zapisy w umowie chronią Cię przed nieuczciwymi praktykami,
• jakie praktyczne narzędzia i rejestry pomogą Ci weryfikować wiarygodność partnera biznesowego.

Wartość zadłużenia rynku beauty w Polsce w 2025 r. przekroczyła 51 mln zł. Oznacza to, że co najmniej taka kwota to niezapłacone przez przedsiębiorców branży beauty faktury dla podwykonawców, niespłacone kredyty obrotowe, czy zaległe wynagrodzenia pracowników. W wielu przypadkach nie jest to jednak wyraz złej woli, wyrachowania, czy złego zarządzania, ale efekt wielopoziomowych zatorów płatniczych. Nierzetelni kontrahenci spóźniają się z zapłatą, a przez brak płynności przedsiębiorcy nie są w stanie na bieżąco regulować swoich zobowiązań w oczekiwaniu na zapłatę za wykonane usługi. W niniejszej publikacji przybliżam sposoby ochrony płynności finansowej oraz działania, jakie należy podjąć w przypadku opóźniania się z zapłatą przez nierzetelnego kontrahenta.

Sprawdzaj kontrahenta i umowę.

Zanim pojawi się zaległość warto zweryfikować, czy podmiot z którym mamy do czynienia jest rzetelny. Podstawą będzie sprawdzenie rejestrów przedsiębiorców, jak Krajowy Rejestr Sądowy (w przypadku spółek handlowych) lub CEIDG i bazy REGON (w przypadku jednoosobowych przedsiębiorców oraz spółek cywilnych). Poza oceną ile dany podmiot istnieje, gdzie jest jego siedziba, czy jaki posiada kapitał, warto zweryfikować składane przezeń sprawozdania finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz dokumenty ujawnione w Repozytorium Akt Rejestrowych (często znajdziemy tam akty notarialne, czy jeszcze nieprzetworzone wnioski dot. zmian w KRS). Dodatkowym, ważnym miejscem do sprawdzenia kontrahenta będzie Krajowy Rejestr Zadłużonych, gdzie dowiemy się o upadłościach, restrukturyzacjach, czy umorzonych postępowaniach egzekucyjnych danego podmiotu (wiele wpisów o bezskutecznych egzekucjach może sugerować, że nasz wpis będzie następny). Poza oficjalnym Rejestrem Zadłużonych warto przeszukać także prywatne giełdy długów, także pod kątem obecności tam wspólników i członków zarządu spółki. Istotne miejsce do sprawdzenia to wykaz podatników VAT, gdzie sprawdzimy status VAT kontrahenta i numer jego rachunku bankowego, na który możemy się rozliczać (tzw. biała lista VAT). W przypadku spółek warto spojrzeć także do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, gdzie możemy sprawdzić, kto ostatecznie czerpie korzyści z działalności danej spółki.

Jeżeli sprawdzenie kontrahenta nie skutkowało pojawieniem się “czerwonych flag” warto dokładnie przeanalizować umowę, jaką z nim zawieramy. Umowy w obrocie profesjonalnym charakteryzuje tzw. “zasada swobody umów”. Oznacza to, że strony zawierające umowę mogą ułożyć swój stosunek prawny (umowę, zlecenie, zamówienie) według swego własnego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Innymi słowy, profesjonaliści mogą zawrzeć w umowie co tylko chcą, o ile nie jest to zabronione lub sprzeczne z ogólnie przyjętymi normami postępowania.

Na co zwrócić uwagę? Na początku na dokładny opis obowiązków stron oraz przewidzianego sposobu dokumentowania i zatwierdzania realizacji umowy (np. protokół, czy chociaż potwierdzenie mailowe). Dokumentowanie przebiegu umowy i jej wykonania jest tak samo ważne, jak treść samej umowy. Wiele sporów i kontrowersji pojawia się przy terminach płatności. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych^[1] przewiduje, że strony mogą przewidzieć w umowie zbadanie towaru lub usługi celem potwierdzenia zgodności w umowa. W takim przypadku termin zapłaty może zostać wydłużony nawet o 30 dni! Warto zwrócić na to uwagę, tak samo, jak na to, czy zapłatę liczymy od daty wystawienia, czy doręczenia faktury? Czy jesteśmy w stanie wykazać kiedy faktura została doręczona? Częstym błędem jest też zastrzeżenie odsetek w niekorzystnej wysokości (np. odsetki za opóźnienie – 10,75% w stosunku rocznym zamiast odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych – 15,75% w stosunku rocznym).

Jeszcze na etapie zawierania umowy warto dążyć do tego, aby szczegółowo określała ona chronologiczny porządek operacyjno-księgowy (poszczególne etapy realizacji obowiązków stron, potwierdzania wykonania danych etapów umowy i ich reklamacji oraz kwestię dostarczania dokumentacji księgowej i rozliczania wykonania umowy). Wiele sporów powstaje na gruncie odmiennego rozumienia poszczególnych postanowień umownych mogących odbiegać od operacyjnych ustaleń czynionych jeszcze na etapie negocjacji. Aby tego uniknąć, warto jeszcze przy opracowywaniu umowy skorzystać z pomocy profesjonalisty, który obustronne ustalenia biznesowe będzie w stanie w sposób jasny i zrozumiały połączyć ze sformalizowaną umową.

Dodatkowo, każdy przypadek niewywiązania się z umowy powinien być dokumentowany na bieżąco. Niejednokrotnie strony gromadzą dowody naruszeń dopiero, gdy zdecydują się wejść na drogę sądową. Jest to błąd, ponieważ odszukanie istotnych dokumentów, maili i notatek po kilku miesiącach, czy nawet latach jest bardziej czasochłonne niż systematyczne gromadzenie dowodów wskazujących na wadliwe wykonywanie umowy przez kontrahenta. Należy regularnie zbierać wszelkie dowody, jak korespondencję mailową, dokumenty dotyczące dostaw, faktury, czy zdjęcia. Nawet jeżeli nie zostanę wykorzystane w postępowaniu sądowym to mogę się przydać w toku negocjowania zmiany warunków umowy (np. waloryzacji wynagrodzenia, czy terminów płatności).

Monitorowanie płatności i polityka (standard) windykacji.

Zarządzanie płynnością swojej firmy wymaga ustandaryzowania oraz systematyki. Po określeniu w umowie sposobu ustalenia terminu zapłaty powinniśmy monitorować płatność, a w szczególności z góry ustalić datę wymagalności naszego roszczenia i odpowiednio wcześniej zweryfikować płatność i podejmować natychmiastowe (ustandaryzowane) działania windykacyjne. Wewnętrzna polityka monitorowania płatności i windykacji powinna wskazywać nam krok po kroku, jakie działania kiedy należy podjąć. Może być to przede wszystkim przypomnienie o zbliżającym się terminie zapłaty oraz automatyczne wezwanie do zapłaty w razie zaległości. W windykacji liczy się terminowość i systematyka.

Jeżeli otrzymaliśmy płatność po terminie, należy skapitalizować odsetki za okres opóźnienia i wystawić notę odsetkową, od której możemy naliczać dalsze odsetki za opóźnienie. Wielu dłużników z płatności po czasie czyni sobie sposób kredytowania bieżącej działalności. Nie powinniśmy sobie na to pozwolić właśnie poprzez dochodzenie odsetek, czyli opłaty za korzystanie z naszego kapitału. Odsetki skapitalizować można nawet za jeden dzień opóźnienia!

Poza odsetkami, możemy żądać rekompensaty za koszty związane z odzyskiwaniem należności. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do uzyskania odsetek, czyli od pierwszego dnia opóźnienia przysługuje od dłużnika, bez konieczności kierowania odrębnego wezwania, zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości od 40 do 100 euro (w zależności od wartości opóźnionego świadczenia). Rekompensata, przeliczona na złote przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne należna jest od każdej opóźnionej płatności. Dodatkowo, roszczenia o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności przedawniają się po upływie 3 lat i dochodzić ich można niezależnie od odsetek, czy należności głównej^[2].

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności należy się z samego faktu opóźnienia dłużnika i nie wymaga wykazywania rzeczywistego poniesienia przez wierzyciela kosztów. Celem rekompensaty ma być nie tyle pokrycie faktycznych kosztów, jakie wierzyciel poniósł celem uzyskania zapłaty, ale stworzenie sankcji dla nielojalnego kontrahenta, co ma m.in. taki skutek, że wierzycielowi zawsze należy się rekompensata, gdy nabył uprawnienie do odsetek od swej wierzytelności z transakcji handlowej, bez względu na to, czy faktycznie poniósł koszty związane z odzyskiwaniem tych należności^[3]. Rekompensata ma za zadanie mobilizować dłużników do terminowych płatności oraz zapewnić wierzycielowi możliwość uzyskania przynajmniej tej konkretnej kwoty związanej z koniecznością dochodzenia należności z uwagi na nieterminowość w regulowaniu świadczenia przez kontrahenta^[4]. Oznacza to, że do każdej noty odsetkowej możemy doliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności! Regularne i skuteczne dochodzenie odsetek i rekompensaty to jasny sygnał dla rynku, że nie pozwalamy na kredytowanie się kosztem naszej płynności. Odstraszy to także potencjalnych nierzetelnych kontrahentów, a obecnych zmusi do terminowego regulowania płatności.

Windykacja przedsądowa – krok po kroku.

Jak już wspomniałem na początku, nie każdy brak zapłaty to wyraz złej woli, czy wyrachowania. W pierwszej kolejności warto podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu. Dlatego, w przypadku opóźnienia warto skierować wezwanie do zapłaty i doliczyć rekompensatę sugerując od razu możliwość polubownego rozwiązania sporu (np. poprzez zawarcie ugody i rozłożenie większej płatności na raty). Często takie działania mogą przynieść szybki i satysfakcjonujący rezultat bez konieczności angażowania dodatkowych środków. Zawarcie ugody zabezpiecza interesy wierzyciela, ponieważ stanowi jednocześnie o uznaniu długu przez dłużnika, co może przyspieszyć ewentualny proces sądowy. Mediacja może być bardzo skutecznym, a także tańszym i szybszym sposobem rozwiązywania sporu. Ponadto, wyjaśnienie przyczyn powstania nieporozumienia między stronami może doprowadzić do usprawnienia ich współpracy (np. ustalenia innego sposobu realizacji zadań, czy innego sposobu dostarczania dokumentacji wykonawczej), a dobrze skonstruowana ugoda może nawet zacieśnić relacje biznesowe stron (np. zwiększyć wolumen sprzedaży w zamian za udzielenie rabatów handlowych na inne usługi).

Jeżeli wezwanie do zapłaty nie przynosi efektów nie powinniśmy zwlekać. Opieszałość może skutkować upadłością dłużnika, czy sprzedażą przez niego części majątku. Od razu powinniśmy rozważyć skierowanie sprawy na drogę sądową, czy to w formie zawezwania do próby ugodowej, czy pozwu o zapłatę. Warto także rozważyć wpisanie zadłużenia do Biura Informacji Gospodarczej, aby inni uczestnicy rynku uniknęli nierzetelnego kontrahenta.

Postępowanie sądowe jest czasochłonne i kosztowne, dlatego zawsze należy ocenić, czy potencjalne korzyści przewyższają związane z tym ryzyka. Pomyślność procesu w znacznej mierze zależeć będzie od jakości opracowanej wcześniej umowy i m.in. zawartych w niej zabezpieczeń prawidłowego jej wykonania, a także od odpowiedniego udokumentowania naruszeń drugiej strony. Poza samą celowością skierowania sprawy do sądu, należy również ocenić prawdopodobieństwo wyegzekwowania dochodzonych kwot w przyszłości. Może to obejmować analizę kondycji finansowej drugiej strony na podstawie publicznie dostępnych baz danych oraz korzystanie z narzędzi OSINT (ang. open-source intelligence, rozpoznanie z ogólnodostępnych źródeł) obejmujących pozyskanie informacji o ewentualnym przeciwniku procesowym i jego osobach decyzyjnych.

 Im szybciej wniesiemy pozew, tym szybciej możemy spróbować skorzystać z instytucji zabezpieczenia roszczenia. W skrócie polega to na skierowaniu do komornika tytułu zabezpieczenia, aby ten zajął środki dłużnika do czasu rozpoznania sporu przez sąd. Takim tytułem będzie postanowienie o zabezpieczeniu, ale też nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym, czy wyrok pierwszej instancji w sprawie gospodarczej. Wskazany wyżej nakaz w postępowaniu gospodarczym może być wydany na podstawie dołączonej do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, czy też dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, odsetek w transakcjach handlowych lub rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Stąd też, istotnym elementem strategii procesowej przedsiębiorcy powinno być odpowiednie zabezpieczenie swoich roszczeń, aby uniknąć sytuacji, w której po wieloletnim procesie okazuje się, że dłużnik już dawno nie posiada majątku i potencjalna egzekucja nie będzie skuteczna.

Podsumowanie

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie margines błędu jest znacznie mniejszy, niewywiązanie się z umowy przez drugą stronę może mieć szczególnie dotkliwe skutki, a nawet skutkować zakłóceniem całej operacyjnej działalności firmy (np. poprzez powstające w ten sposób zatory płatnicze).  Wkład pracy wniesiony w zbadanie kontrahenta, rzetelne przygotowanie umowy oraz bieżące dokumentowanie naruszeń to inwestycja, która zawsze się zwraca. Przezorność i dokładność pozwalają uniknąć niepotrzebnych, kosztownych i czasochłonnych sporów, a także pomagają w budowaniu trwałych relacji biznesowych.

Dodatkowym uzupełnieniem dbania o płynność powinna być polityka monitorowania płatności oraz windykacji, aby dochodzenie zapłaty nie okazało się spóźnione. Sporów nie należy się bać, ponieważ te stanowią nieodłączną część normalnego ryzyka prowadzenia biznesu. Dużą część tych zadań warto powierzyć zewnętrznemu radcy prawnemu, który będzie w stanie zweryfikować kontrahentów, wspierać na bieżąco przedsiębiorcę w analizie i opracowywaniu umów oraz ocenić, jakie środki ochrony prawnej najlepiej posłużą jego klientowi.

^[1] Ustawa z 08.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1790 t.j.).

^[2] Uchwała Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 30.09.2021 r., III CZP 37/20.

^[3] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie – I Wydział Cywilny z dnia 05.09.2022 r., I AGa 135/21.

^[4] K. Menszig-Wiese (red.), Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wyd. 2, Warszawa 2023.