Z artykułu dowiesz się:

• jakie są typowe wydatki w działalności gospodarczej,
• jak uniknąć nie podejrzliwych kosztów,
• o kosztach ‘humorystycznych’.

Przyjemną częścią naszego beauty biznesu są zabiegi. Czujemy radość, gdy salon odwiedzi nasza ulubiona klientka. Jej serdeczny uśmiech, gdy wyjdzie znów zadowolona z efektów, dodaje nam skrzydeł. Mniej przyjemną częścią beauty biznesu jest jednak sterta papierów, z którą pozostajemy na koniec miesiąca. I obowiązek, by się z tego wszystkiego rozliczyć.

Niekiedy jak na wyrok czekamy na e-mail od księgowych o wysokości podatku dochodowego i ZUS-u za ubiegający miesiąc. Ta kara za ciężką pracę jest tym wyższa, im ciężej pracujemy. Niejako z pomocą przychodzą koszty, które ponosimy, a które udokumentowaliśmy fakturami i zakwalifikowaliśmy zgodnie z prawem jako koszt podatkowy.

Wykluczono wydatki takie jak:

• nabycia gruntu,
• mandatu karnego,
• Twojej własnej pracy.

W największym uproszczeniu, kosztem podatkowym może być więc prawie każdy wydatek, który ponosimy w związku z prowadzonym salonem, lecz dodatkowo wydatek ten obowiązkowo musi mieć bezpośredni wpływ na to, że nasz gabinet zarabia, utrzymuje się na powierzchni bądź – czego Ci życzę – się rozwija. Musi mieć charakter firmowy, a nie osobisty. Koszt, w potocznym rozumieniu tego słowa, to dowolny wydatek. Koszt podatkowy to wydatek związany z działalnością firmy.

Często w trakcie dyskusji w sieci spotykamy się ze stwierdzeniem, że do zakwalifikowania wydatku w koszty podatkowe należy przekonać księgową. W końcu mit mówi, że dobra księgowa musi być kreatywna, a „najlepsza” powinna wpisać cokolwiek, na co przedstawisz fakturę. Nic bardziej mylnego. Ostatecznie za swój biznes odpowiadasz całym majątkiem Ty. W razie kontroli (sięgającej nawet pięciu lat wstecz) to właśnie Ty przekonywać będziesz „skarbówkę”, że nie jesteś kuropatwą tybetańską. Rolą dobrej księgowej jest pokazanie Ci miejsca, w którym leży bezpieczna linia przepisów, jeślibyś się do niej zbliżała. Powinna służyć Ci radą i budować z Tobą bezpieczeństwo finansowe. Unikniesz dzięki temu stresu i konsekwencji finansowych.

Korzyść z poszukiwania i dokumentowania kosztów zależna jest od Twojej formy opodatkowania. W wypadku karty podatkowej i braku VAT Twój podatek de facto nie jest zależny od faktur kosztowych. Lecz już gdy działasz w oparciu o księgę przychodów i rozchodów lub, co gorsza, płacisz VAT – „koszty” są na wagę złota.

Typowe wydatkiOto lista typowych wydatków, które ponosimy w ramach naszego salonowego budżetu. Jest ona przykładowa i nie stanowi katalogu zamkniętego. Wydatki te są kosztami podatkowymi, jeśli w całości dotyczą prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej.

Utrzymanie salonu → Czynsz. Prąd. Gaz. Woda. Ogrzewanie. Klimatyzacja. Wywóz śmieci. Odpady medyczne. Remont lokalu. Ochrona. Meble salonowe. Urządzenia. Autoklaw. Testy sporal. Akcesoria fryzjersko-kosmetyczne. Narzędzia do pracy. Kosmetyki. Akcesoria higieniczne. Środki czystości. Środki dezynfekujące.

Pracownicy → Pensje. ZUS pracowników. Premie. Prowizje. OC zawodowe. Medycyna pracy. Koszty studiów podyplomowych, szkoleń – tylko tych związanych z profilem działalności (także te rozwijające, przykładowo, nasze kompetencje biznesowe).

Utrzymanie biura → Komputer/Laptop. Telefon. Smartfon. Tablet. Aparat. Sprzęt elektroniczny. Abonament na telefon. Internet. Drukarka. Tusz. Papier. Akcesoria biurowe. Czajnik, kawa i ekspres do kawy dla klientek.

Usługi B2B → Księgowość. Terminal. Prowizja za prowadzenie konta firmowego. System rezerwacyjny (i promowanie). System do fakturowania. Licencja na muzykę lub opłaty ZAIKS-u. Strona internetowa. Hosting. Domena. Obsługa informatyczna. Kasa fiskalna i przegląd. Konsulting prawny, biznesowy, księgowy. Abonament członkowski Beauty Razem.

Inne → Podatki. Część ZUS. Utrzymanie firmowego auta. Amortyzacja kosztów stałych. Część leasingu/kredytu. Podręczniki. Gazety branżowe i tematyczne. Edukacyjne e-booki/kursy/VOD dla salonu.

Reklama → Google. Facebook. Druk ulotek, wizytówek, voucherów. Projekt logo. Obsługa fanpage’a i profili w social mediach. Zlecenia graficzne, wideo, marketingowe. Copywriting. Publikacje nośników reklamy i e-reklamy.*– Uwaga, nawet jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, a kupisz reklamę od firmy Google/Facebook zarejestrowanej w Unii Europejskiej poza Polską, musisz zapłacić 23 proc. VAT (deklaracja VAT-9M) do urzędu skarbowego.

Nie stąpaj po cienkim lodzie

Szablonowy budżet brzmi ciekawie i aż chciałoby się go nieskończenie, kreatywnie poszerzyć! Musisz być jednak przygotowana na to, że zbyt frywolna kreatywność to droga donikąd.

Kiedy jesteś bliżej czerwonej linii? To przykłady faktur i pytań, jakie zrodzą podejrzliwe pytania. Musisz mieć na nie zawsze solidne, zgodne z prawdą uzasadnienie – bo naginając prawo, sama za swoje decyzje odpowiadasz. Zawsze, zanim oddasz księgowej dokument, zadaj sobie przy każdej fakturze podobne pytania. Gdy poczujesz, że są choć w części abstrakcyjne, nie narażaj się na nieprzyjemności.

Telewizor – czy stoi w salonie nie domowym, lecz kosmetycznym dla klientów?Mikrofalówka – czy grzejesz w niej ręczniki barberskie lub jedzenie dla klientek?Aparat i dron – czy robisz nimi wyłącznie zdjęcia i filmy do reklamy i portfolio?Koc – czy jest w sypialni, czy przykrywasz nim klientkę przy zabiegu na fotelu?Fartuszek – czy to odzież robocza do pracy w salonie, czy prywatna bielizna?Odkurzacz – czy jest na zapleczu i służy tylko do utrzymania czystości w firmie?Proszek do prania – czy służy w całości wyłącznie do prania rzeczy z salonu?Lodówka – czy w salonie trzymasz w niej wodę i sok dla klientek?Catering – czy to faktycznie jedzenie dla odpłatnych kursantek, czy prywatna dieta?

Zdarza się jednak drugi biegun. Wśród wydatków, które codziennie ponosimy, są nieduże faktury, których nawet nie bierzemy pod uwagę ‒ przez brak czasu czy wrażenie pozornej nieistotności wydatku. Jednak gdy zsumujemy ich wartość, mogą stanowić pokaźną kwotę. Paragon z NIP-u do kwoty 450 zł jest nadal podstawą do dokumentowania firmowego kosztu i wystarczy, że poprosisz o wpisanie NIP-u przed płatnością. Oto potencjalne inspiracje, które możesz stosować wyłącznie wtedy, jeśli mają faktyczne uzasadnienie i korzystasz z nich w firmie:

Chemia gospodarcza, którą stosujesz wyłącznie w salonie → Płyn do prania, płukania. Papier toaletowy. Chusteczki higieniczne. Chusteczki nawilżane do mebli. Ręczniki papierowe.Poczęstunek dla klientek, jeśli faktycznie stanowi część usługi → Napoje. Świeży sok. Owoce. Woda. Ciasteczka. Herbata. Cukier. Mleko. Mieszadełka. Jednorazowe kubeczki i talerzyki.Kącik dla dzieci w salonie, jeśli faktycznie taki prowadzisz i służy tylko do tego → Zeszyty. Kredki. Bloki, Zabawki. Puzzle. Stoliczek. Gry. Krzesełka.Wystrój i klimat w poczekalni, jeśli te elementy są w salonie → Gazety dla klientek. Dekoracje. Obrazki. Ozdoby. Kwiaty. Dyfuzor, nawilżacz, oczyszczacz powietrza do salonu. Świece zapachowe. Kadzidełka. Aromaterapia salonowa. Wystrój sezonowy.

Nasza ostatnia kategoria to „koszty humorystyczne”, czyli dobry przykład granicy, której nie należy przekraczać. Czytając ponad pięć milionów komentarzy w Beauty Razem, zapadły mi w pamięci cztery przyjęte z największym humorem. Mam nadzieję, że uśmiech zagości także na Waszych ustach:

Traktor. Czy będziesz nim jeździć, odśnieżając śnieg przed salonem?Thermomix. Czy na 100 proc. będziesz mieszać w nim maseczki, kremy i bazę z pigmentem?Psychiatra. Choć trudno prowadzić w Polsce biznes i nie zwariować, skarbówka może nie dać wiary, że to sesja szkoleniowo-coachingowa.Żel analny. Choć na ulotce to żel do masażu, nie odnaleziono wielu osób, które wpadłyby na to, by nim tylko masować.

Analiza firmowych kosztów, przychodów i przepływów finansowych to jeden z najbardziej niewdzięcznych obowiązków. Jednocześnie od naszej sprawności w liczbach zależy kondycja naszego salonu i prywatna stopa życia. Prowadzenie firmy polega nie tylko na tym, by się realizować, ale też by jak najlepiej na tym zarabiać.

Dobrym nawykiem jest ścisłe monitorowanie – przez miesiąc, kwartał, rok – każdego wydatku. Zarówno osobistego (zbieramy wszystkie paragony, notujemy przelewy), jak i firmowego (gromadzimy wszystkie faktury, nieważne czy stały się podatkowymi kosztami). Gdy pod koniec okresu zbierzemy wszystkie dokumenty i notatki, wpiszemy je do tabelki i podsumujemy, wyniki mogą być zdumiewające. Wśród uczestniczek szkoleń często obserwuję zaskoczenie, jak wiele pieniędzy przepływa nam przez palce.W życiu częściej żałujemy decyzji, których nie podjęliśmy. Okazji, z których nie skorzystaliśmy. W trudnych realiach rynkowych naszym naturalnym odruchem obronnym często jest szukanie oszczędności. Jednak paradoksalnie, sukces finansowy skuteczniej budujemy wtedy, gdy wydajemy pieniądze. Dlatego działajmy prężnie i mądrze – zarobione środki inwestujmy.

Jeśli interesuje Cię obniżenie podatku VAT na usługi kosmetyczne do 8% oraz dobrowolny ZUS dla przedsiębiorców, zajrzyj na grupę BEAUTY RAZEM, gdzie znajdziesz szczegóły.

Wydawnictwo ani autor nie ponoszą odpowiedzialności za decyzje biznesowe Czytelników, a artykuł nie stanowi porady podatkowej. Po indywidualną interpretację podatkową należy skierować się do urzędu skarbowego.