Z tergo artykułu dowiesz się:

• Jak przygotować pracowników na Twój urlop

• Jak sprawić, by urlop był prawdziwym wypoczynkiem

• Czy przedsiębiorca może pozwolić sobie na bycie „off-line”?

• Jak zaufanie do współpracowników i personelu wpływa na jakość odpoczynku?

Przedsiębiorca na wakacjach – Praktyka pokazuje, że podczas urlopu właścicieli firm telefon nie milknie, skrzynka poczty elektronicznej zapełnia się, a w salonie kosmetycznym pojawiają się problemy wymagające natychmiastowej interwencji. Czy urlop w takich warunkach można nazwać wypoczynkiem? Co można zrobić, żeby dobrze przygotować się do dni wolnych?

Mówi się, że właściciele firm pracują dwadzieścia cztery godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Niekoniecznie chodzi o to, że siedzą w pracy. W tym czasie są dostępni, rozwiązują problemy, które pojawiają się na bieżąco, „gaszą pożary”, zastępują pracowników w różnych sytuacjach losowych itp. Nic więc dziwnego, że takie osoby wypatrują urlopu jak kania dżdżu. Jak jednak sprawić, żeby wyczekiwany wypoczynek był rzeczywiście upragnionym czasem relaksu?

Dobre planowanie

Zaplanuj rzeczy, które są niezbędne do wykonania przed wyjazdem na urlop. Zacznij je wykonywać dużo wcześniej, tak aby starczyło czasu również na bieżące sprawy. Zastanowienie się nad listą spraw do załatwienia nie jest stratą czasu. Porównaj podobny okres funkcjonowania firmy w ubiegłych latach. Postaraj się przewidzieć, co może utrudniać pracę salonu kosmetycznego, co trzeba przedsięwziąć, żeby temu zapobiec. Skup się na tym, na co masz realny wpływ. Przykładem takich działań może być planowanie z dużym wyprzedzeniem urlopów pracowników (i czasu własnego wypoczynku). Warto uwzględnić statystyki liczby klientów z ubiegłych lat w okresie wakacyjnym. Łatwiej jest udzielać urlopu pracownikom w miesiącach, w których jest mniejszy ruch w interesie. Nie zapomnij poinformować klientów, np. o zmienionych godzinach pracy salonu kosmetycznego lub o mniejszej dostępności usług w okresie urlopowym. Warto ustalić, kto w Twoim imieniu powinien odpisywać na pilne e-maile lub ustawić automatyczną wiadomość z informacją o Twojej niedostępności i o tym, kiedy odpowiesz na otrzymane wiadomości. Możesz też z wyprzedzeniem zająć się sprawami takimi jak: zamówienie niezbędnych materiałów lub sprzętu kosmetycznego, ewentualne remonty, podpisywanie umów z kontrahentami, uporządkowanie spraw związanych z księgowością. Im pełniejsza będzie Twoja lista, tym większa szansa, że w czasie urlopu nie będziesz nagle musiał mieć ciągle telefonu przy sobie lub wyciągać laptopa i szukać miejsca z dostępem do Wi-Fi.

Zarządzaj swoim czasem

Przeanalizuj listę swoich celów i wybierz z niej rzeczy ważne i pilne. Pilnymi zajmij się od razu, a na ważne poświęć czas. Reszta może okazać się dalekosiężnymi planami lub mało istotnymi detalami. Zdecyduj, które z tych zadań można spokojnie przesunąć na czas po urlopie. Kiedy priorytety są jasne, można pomyśleć o odrobinie luzu. W pracy i w domu. Z pewnością znajdziesz czas na urlop, jeśli do tego potrafisz podzielić się obowiązkami. Nie traktuj czasu urlopu jako jedynej okazji do odpoczynku w ciągu całego roku. Naucz się korzystać z wolnych dni i przerw w pracy. Przygotuj Twoich pracowników do tego, by nikt Ci wówczas nie przeszkadzał.

Delegowanie obowiązków

Na pewno jest tak, że pewne rzeczy w firmie wykonujesz tylko Ty. W pierwszej kolejności chodzi tu o kwestie decyzyjne, planowanie strategiczne. Często są to jednak również sprawy niewymagające większych kwalifikacji, np. sprawdzanie na bieżąco zużycia materiałów niezbędnych do zabiegów kosmetycznych czy pilnowanie dat przydatności kosmetyków. Warto dużo wcześniej (nie przed samym okresem urlopowym) zlecać te obowiązki zaufanym pracownikom. Dobrze jest stopniowo wdrażać innych do tych zajęć, służąc im jednocześnie wsparciem i oferując pomoc. Dzięki temu wyszkolisz odpowiednio osoby, które w trakcie urlopu mogą Cię przynajmniej częściowo zastąpić. Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, jak sobie radzić z bieżącym funkcjonowaniem salonu kosmetycznego i że znają też (bardzo krótką!) listę wypadków awaryjnych, w których mogą dzwonić do Ciebie w trakcie urlopu. W pozostałych sprawach muszą radzić sobie sami.Nie zapomnij po powrocie docenić ich samodzielności. Dzięki dzieleniu się obowiązkami nie ugrzęźniesz w gąszczu spraw, które „musisz zrobić sama” i unikniesz przemęczenia (oraz zrujnowania urlopu).

PRZEKAZYWANIE OBOWIĄZKÓW – PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI:

• Bądź dokładny. Poinformuj wyznaczoną osobę, czego dokładnie od niej oczekujesz i jak powinna wykonać powierzone jej zadania;
• Wyjaśniaj, dlaczego określona praca powinna być wykonana;
• Powiedz, co w danym przypadku uznasz za sukces;
• Bądź uczciwy w ocenie ważności zadań. Nie wszystko trzeba nazywać pilnym;
• Nie szczędź słów zachęty i pochwał;
• Zorganizuj szkolenie, jeśli jest to potrzebne;
• Sprawdź, czy osoby, którym zlecasz pracę, wszystko zrozumiały

Jeśli nie chcesz spędzić urlopu, wciąż będąc „jedną nogą” w pracy, musisz dobrze się przygotować. Dzięki delegowaniu obowiązków i przekazaniu konkretnych wskazówek zaufanym pracownikom nie ugrzęźniesz w gąszczu spraw, które „musisz zrobić sama” przed urlopem. Unikniesz też zrujnowania urlopu przez ciągłe telefony czy e-maile z pytaniami: „Szefie, co robić?”

Naucz się odpoczywać

Nie traktuj czasu urlopu jako jedynej okazji do odpoczynku w ciągu całego roku. Powyższe rady są do zastosowania także w innych sytuacjach. Jeżeli uda Ci się dzięki organizacji, planowaniu oraz dobremu zarządzaniu personelem uzyskać przestrzeń na odpoczywanie w codziennych warunkach, dobre wykorzystanie urlopu będzie tego naturalnym następstwem. Jeżeli jednak wypalasz się w codziennej pracy, przestawienie się na tryb wakacyjny może być dla Ciebie trudne. Pomocne jest planowanie z wyprzedzeniem przyjemności związanych z wyjazdem. Może to być czytanie o miejscach, które odwiedzisz, planowanie nowych potraw, których posmakujesz, wymyślanie możliwych aktywności z ludźmi, którzy będą Ci towarzyszyć. To nie jest strata czasu. Dzięki temu zwiększa się szansa, że wyjazd będzie udany. Samo rozmyślanie o urlopie jest świetnym sposobem na relaks i oderwanie od codziennej bieganiny. Podsumowując – aby efektywnie wypoczywać, trzeba najpierw skutecznie planować, delegować obowiązki i nauczyć cieszyć się z małych przyjemności. Brzmi prosto, ale wcale takie nie jest. Praktyka jednak czyni mistrza. Życzę udanych wojaży wakacyjnych i powrotu z nową energią i pomysłami.