Z tego artykułu dowiesz się:

• W  jaki sposób można usprawnić pracę salonu dzięki rozwiązaniom IT?

• Jakie korzyści możesz odnieść, decydując się na elektroniczne systemy zarządzania i rezerwacji?

• Jak działają boty i w jakim celu warto je stosować?

• Jak nowoczesne rozwiązania technologiczne wpływają na relację z klientem?

Jak usprawnić pracę recepcji | W ciągu ostatnich kilku lat na rynku pojawiło się wiele wartych uwagi rozwiązań IT dla branży beauty. Systemy zarządzania i rezerwacji online, aplikacje, programy usprawniające komunikację – jest w czym wybierać. Jeśli nie jesteś zdecydowana, by definitywnie zrezygnować z papierowego kalendarza zapisów, warto wziąć pod uwagę inne ułatwiające prace rozwiązania. Zyskasz na tym Ty i Twoi klienci.

Rola recepcji to nie tylko odbieranie telefonu, by umówić klientów na zabieg. Aby salon działał sprawnie, trzeba przypominać klientom o ważnych terminach, odpowiadać na pytania, zachęcać do korzystania z szerokiej oferty salonu i jeszcze pilnować ogólnego porządku. Pracownik recepcji ma też często dodatkowe obowiązki – czuwa nad harmonogramem zabiegowym, nanosi zmiany w grafiku, przyjmuje płatności, dba o sprawną komunikację wewnętrzną w salonie. Do wielu ważnych czynności można obecnie wykorzystać programy i systemy komputerowe, jak i nowoczesną komunikację przez komunikatory, m.in. popularnego Messengera. Poznaj pięć sposobów na usprawnienie pracy recepcji w salonie beauty.

1. Umawianie wizyt online Wiele kobiet ma czas dla siebie dopiero późnym wieczorem i wtedy może zaplanować swoje wizyty w gabinecie kosmetycznym. Dzięki systemowi rezerwacji online możesz im to umożliwić. Funkcja ta jest szczególnie korzystna, gdy prowadzisz jakąś akcję promocyjną w internecie, by pozyskać nowych klientów, gdzie zachęcasz do umówienia wizyty. Zainteresowana osoba może od razu kupić/umówić się do specjalisty. W przeciwnym razie jej zapał do rana może niestety opaść. Wiele osób preferuje komunikację online, jest dla nich bardziej komfortowa niż rozmowa telefoniczna.

2. Automatyczne wysyłanie powiadomień SMS Zintegrowana z wybranym system usługi może być automatyczna wysyłka SMS z przypomnieniem o wizycie. Dzięki temu bez Twojego nadzoru każdy klient przed wizytą otrzyma przypomnienie. Oczywiście, można to robić ręcznie – ale po co? W tym czasie możesz przecież napisać post na Facebooka czy Instagrama lub poświęcić czas na rozmowę z klientem. Możesz wybrać, kiedy i jakiej treści komunikat otrzymają Twoi klienci. Sama zdecydujesz, czy ma być to dzień wcześniej, czy kilka dni przed planowaną wizytą.

3. Analiza danych klientów Dzięki notatkom i rejestracji sprzedaży w systemie komputerowym masz łatwy i przejrzysty obraz ważnych informacji o Twoich klientach.

– Statystyki wizyt, najczęściej wybierane zabiegi, preferowane godziny i itd. Kilka kliknięć wystarczy, by zobaczyć, których klientów dawno nie było u Ciebie w salonie i komu warto przypomnieć o aktualnej akcji promocyjnej.
– Odnotowując, jakie produkty cieszyły się zainteresowaniem i jakie zostały przez klienta zakupione, możesz sprawnie odnaleźć informacje i skontaktować się z wybranymi osobami, które kupiły u Ciebie krem i po np. 8–10 tygodniach mogą potrzebować nowej porcji produktu.
– Bez trudu sprawdzisz, ile osób korzysta z jednego rodzaju zabiegów, pomijając inne – możesz specjalnie dla nich zrobić akcję promocyjną, np. kupon 50 zł na inne zabiegi. Takie działanie będzie bardziej efektywne niż promowanie usług wśród osób, które w ogóle nie znają Twojego salonu.
– Z łatwością zweryfikujesz statystyki sprzedaży. Zestawienie pokaże Ci, które usługi i produkty sprzedają się najlepiej, a które nie cieszą się zainteresowaniem. Pomoże Ci to podjąć decyzję o ewentualnej zmianie menu zabiegowego.

4. Zainstaluj bota, który odpowie na najważniejsze pytania klientów o każdej porze. W dodatkowym (i w dużej części bezpłatnym) programie (najpopularniejsze platformy to: manychat.com lub chatfuel.com) możesz umieścić automatyczną odpowiedź po tym, gdy klientka napisze do Ciebie na Facebooku. I nie chodzi tu o standardową odpowiedź: „Dziękujemy, skontaktujemy się jak najszybciej”, a o przedstawienie salonu i zachętę do głębszego zapoznania się z ofertą, aktualną promocją, cennikiem. Klientka otrzymuje wiadomość, gdy napisze pierwszy raz do salonu przez FB: Gdy naciska poszczególne przyciski, wyświetlają się jej kolejne informacje wcześniej przygotowane przez Ciebie. Messegner umożliwia przesyłanie zdjęć, filmów, dlatego taka informacja jest bardziej atrakcyjna niż sam opis. Ponadto dzięki botom klient sam decyduje, o czym chce w danym momencie poczytać – o hitach, czy o godzinach otwarcia salonu. Nowe interaktywne funkcje w komunikacji dodatkowo podnoszą prestiż salonu.

Rola recepcji to nie tylko odbieranie telefonu i witanie klientów. Pracownik recepcji ma też często dodatkowe obowiązki – czuwa nad harmonogramem zabiegowym, nanosi zmiany w grafiku, przyjmuje płatności, dba o sprawną komunikację wewnętrzną w salonie. Do wielu z tych czynności można obecnie wykorzystać programy i systemy komputerowe usprawniające pracę i komunikację.

5. Zainstaluj bota, by rozdawać bony na zabieg i ustawić automatyczne przypomnienie. Możesz automatycznie wysyłać klientom na Messengera bon na Twój promowany zabieg. Dzięki temu promocja będzie bardziej efektywna, bo klient uzna otrzymany kupon za bardziej wartościowy niż zniżka dla wszystkich. Możesz np. umieścić post na FB z informacją, że do zdobycia jest bon o wartości 50 zł na nowy zabieg XY, a wystarczy tylko skomentować dany wpis. Wtedy bot automatycznie wyśle do klientki bon na Messengera wraz z instrukcją obsługi. Co ważne, ustawiony wcześniej bot automatycznie przypomni Twoim klientom, że mają oni niewykorzystany kupon na zabieg. A to jest duże odciążenie dla recepcji, która musiałaby dzwonić/pisać do nich. Taką funkcję możesz wykorzystać nawet wtedy, gdy rozdajesz kupony na dniach otwartych lub dla nowych klientów i chcesz zwiększyć szansę na ich zrealizowanie. Wiesz, że wiele z nich jest niestety traktowane jak ulotka reklamowa, a nie jak wartościowy prezent. Usprawnienie pracy recepcji i oddanie części zadań automatom pozwala na zwiększenie efektywności biznesowej salonu. Zamiast ręcznie wysyłać wiadomości, możesz ustawić automat. Zamiast organizowania nowej promocji służącej pozyskaniu nowych klientów, wystarczy, że ustawisz bota, który przypomni o niezrealizowanych bonusach i bonach promocyjnych. Wolny czas wykorzystasz na to, by planować krok do przodu, a nie zajmować się bieżącymi sprawami.

Co wybrać?

Wśród coraz szerszej oferty znajdziesz na pewno coś dla siebie i Twoich pracowników. Większość firm oferuje różnorodne pakiety i różnego rodzaju abonamenty, a także darmowy okres próbny dla nowych użytkowników. Są też bezpłatne aplikacje, ale ich możliwości są nieco skromniejsze. Rozbudowane wersje systemów zarządzania umożliwiają nie tylko lepszą komunikację z klientami, ale także usprawnią kwestie dotyczące zarządzania salonem. Przygotują raporty finansowe, zestawienia dotyczące urlopów, nieobecności, prowizji itd. Więc może jednak warto odłożyć papierowy kalendarz do szuflady i pójść z duchem czasu?